Как работи
От счетоводството до валидиран файл
Задължителна от 2026 г., поетапно според размера на фирмата. Превръщаме счетоводните ви данни във валиден файл, готов за подаване - с контрола, който финансистите очакват.
Подава се месечно до 14-то число. През първите шест месеца се прилага гратисен период без санкции. Потвърдете точния си етап с НАП.
Данните се изтеглят директно от счетоводния ви софтуер.
Съответствие с официалната схема и проверка по всички правила на НАП.
Салдата се сверяват кръстосано, за да е равнен файлът, с отчет за изключенията.
Съответстващ XML, готов за подаване, с пълна одитна следа.
SAF-T не е един отчет. Това са главната ви книга, номенклатурите и първичните документи, подредени във фиксирана структура - затова изважда наяве проблеми, които нито едно месечно приключване не е показвало.
Сметкоплан, клиенти, доставчици, данъчни кодове, мерни единици и продукти. Повечето грешки при първо подаване тръгват оттук, а не от транзакциите.
Всички счетоводни записи за периода - със сметка, дата, документална връзка и двете страни на операцията. Трябва да съвпадат точно с оборотната ви ведомост.
Фактури, кредитни и дебитни известия на ниво ред, всяко свързано със запис за контрагент и с данъчен код, признат от администрацията.
Плащания, съотнесени към документи, регистър на дълготрайните активи с амортизациите и движения на стоки. Те следват различен цикъл от месечния файл с главната книга.
Схемата се повтаря във всяка държава, въвела SAF-T. Файлът се отхвърля по причини, които нямат нищо общо с XML.
Сметкоплан, разраствал се органично петнадесет години, рядко се съпоставя чисто със стандартна таксономия. Всяка несъпоставена сметка е отказ, а лошо съпоставените са по-опасни - минават и изкривяват отчета.
Записи на клиенти и доставчици без валиден данъчен номер или с номер, въведен като свободен текст. Често срещано там, където еднократен контрагент така и не е заведен коректно.
Всяко данъчно третиране в системата ви трябва да отговаря на признат код, а сумите - да съвпадат с вече подадените справки-декларации по ДДС. Разминаването поражда точно въпроса, който не искате.
Записи, които не се сумират до оборотната ведомост. Обикновено заради приключване на периода, корекции извън системата или консолидационен запис, който никога не е съществувал като счетоводна операция.
Кредитни известия без връзка към оригиналната фактура, дублирани номера между обекти или номерация, която се нулира всяка година.
Кирилица, експортирана в грешно кодиране, дати в локален формат, десетични разделители от регионална настройка. Дребни за поправяне и въпреки това спират подаването.
Нищо от това не е проблем с XML. Това са проблеми с данните, които остават невидими, докато нещо не прекара всеки запис през схема. Точно там е работата и затова е късно да започнете в месеца, в който стартира вашата фаза.
Не. SAF-T е задължение за отчитане, а не изискване за система. Ако данните са в системата ви, те могат да бъдат извлечени и съпоставени. Смяната на системата обикновено струва повече и внася собствен риск за съответствието в най-неподходящия момент.
Много доставчици ще генерират файл. Дали той ще мине, зависи от вашите данни, а не от техния експорт. Съпоставянето и номенклатурите остават ваши, както и отговорността.
Извличането е въпрос на дни. Съпоставянето на сметките и почистването на номенклатурите са истинската работа и растат с това колко дълго работи главната книга. Дружество с двадесетгодишна история има повече за вършене от учредено миналата година.
Точно за този случай е направено. Един процес, по едно съпоставяне за клиент, една и съща валидация за всички и справка с изключенията, която показва кой клиент се нуждае от внимание този месец.
Отхвърленият файл не е подаден файл, а срокът не спира, докато го поправяте. Санкциите са по реда на ДОПК - потвърдете конкретната си експозиция с НАП или с данъчния си консултант.
Да, и е добре да го направите. Ние изграждаме и поддържаме слоя за извличане, съпоставяне и валидация. Преценките остават при счетоводителя ви, който получава файл, който вече се равнява.
Не един SAF-T, а десетки на месец, всеки от различна система. Един процес, по който всеки клиент минава еднакво - нов срок е рутина, а не аврал.
Един и същ месечен цикъл за всеки работодател, който обслужвате. Ведомостите постъпват в счетоводния и SAF-T слой - осигуровки, осчетоводявания, равнения - автоматично.
SAF-T се въвежда поетапно според оборот/платен данък: най-големите предприятия (оборот над 300 млн. лв. или платени над 3,5 млн. лв. към НАП) от 2026 г., големи/средни/малки предприятия на същите прагове от 2027 г., оборот над 15 млн. лв. или над 1,5 млн. лв. към НАП от 2028 г., всички големи/средни/малки предприятия от 2029 г., и всички останали, включително микропредприятия, от 2030 г. Подава се месечно до 14-то число, с 6-месечен гратисен период без ранни санкции.
SAF-T не е един отчет - той пресъздава вашите основни данни (сметкоплан, клиенти, доставчици, данъчни кодове, продукти), всяко счетоводно записване за периода, документите за продажби и покупки на ниво ред, и плащания, дълготрайни активи и движения на стоки, всичко в една фиксирана структура.
Най-честите причини нямат нищо общо със самия XML: сметки от сметкоплана, които не се съпоставят със стандартната таксономия, контрагенти без валиден данъчен или ДДС номер, данъчни кодове, които не се равняват със вече подадените справки-декларации по ДДС, и записвания, които не се събират обратно до оборотната ведомост.
Извличаме записите директно от вашата счетоводна система, съпоставяме и валидираме спрямо официалната схема и всяко правило на НАП, кръстосано проверяваме салдата, за да се събира файлът, с доклад за изключения, и подаваме съответстващ, готов за подаване XML с пълна одитна следа.
Кажете ни счетоводния си софтуер и ще ви кажем какво е нужно за SAF-T - и колко струва.